• 17.05.2021 │ IN & OUT

    Wer bin ich – und wenn ja, welches Büro?

    „Erkenne dich selbst“ lautet eine Devise aus dem antiken Griechenland. Dieses Credo erinnert daran, sich seiner Individualität und Identität zu versichern. Dies sollte sich auch in der Unternehmenskultur, deren Vorstellungen und Werten und damit idealerweise auch in der Gestaltung der Büroflächen widerspiegeln. Für uns von APOprojekt bedeutet das wiederum: „Erkenne deinen Nächsten.“ So gelingt es, individuelle Räume zu gestalten, die den Leitideen und Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht werden.

    In den vergangenen Monaten wurde mit Blick auf Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle viel über die Frage diskutiert, ob wir das klassische Büro überhaupt noch brauchen. Wir sind uns sicher: Das Büro wird weiterhin ein wichtiger Baustein der Arbeitswelt bleiben. Allerdings sollten insbesondere die Arbeitgeber:innen dessen Funktionen und Konzepte stärker überdenken. Die praktischen Vorteile für die alltägliche Arbeit müssen zukünftig deutlicher in den Vordergrund rücken. Auch wird dem Büro mehr denn je die Aufgabe zukommen, den persönlichen Austausch zu fördern, identitätsstiftend zu sein und eine Unternehmenskultur leb- und erlebbar zu machen. Denn das lässt sich im Homeoffice entweder gar nicht oder nur schwer umsetzen.

    Identifikation stärkt die Arbeitszufriedenheit

    Eine vom Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) in Auftrag gegebene Befragung von mehr als 1.500 Bürobeschäftigten untermauert diese Einschätzung. Der repräsentativen Studie aus dem Jahr 2019 zufolge stärkt eine gute Arbeitsumgebung die Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen. Das haben viele von uns seit Beginn der Pandemie und der Arbeit im Homeoffice selbst erfahren. 36 % der Befragten gaben dabei an, dass sie mehr Möglichkeiten für das Gespräch im Kreis der Kolleg:innen begrüßen würden. Den Zugang zu Kommunikationsbereichen, die vorrangig einem informellen Austausch (Cafeteria, Sitzecke, Teeküche etc.) dienen, vermissen 21 % der Bürobeschäftigten. Ungefähr 40 % wünschen sich eine bessere ergonomische Ausstattung beziehungsweise gaben an, dass Nachholbedarf bei der optischen Gestaltung des Arbeitsumfeldes besteht. Ein Büro ist eben nicht einfach ein Büro.

    Ziel ist es, individuelle, auf die Werte des Unternehmens abgestimmte Räumlichkeiten zu kreieren, in welchen sich Mitarbeiter:innen und gegebenenfalls Kund:innen gleichermaßen wohl und gut aufgehoben fühlen. Werden alle Kommunikationsbedürfnisse (informell, diskret, kleine oder große Runde) durch entsprechende Räumlichkeiten abgedeckt? Bedarf es spezieller Kreativarbeitsplätze? Ein gelungenes Bürokonzept integriert all diese Aspekte und trägt zur Identifikation mit dem Unternehmen bei. Letztlich wird damit auch die Außenwirkung des Unternehmens beeinflusst; idealerweise mit den Mitarbeiter:innen als überzeugten Markenbotschafter:innen.

    Von der Selbstanalyse zum perfekten Büro

    Die Frage „Büro, ja oder nein?“ ist deshalb zu simpel und vor allem nicht zielführend. Stattdessen können sich Unternehmen fragen: Vor welchen Herausforderungen stehen wir gerade? Was ist unser Unternehmensleitbild? Wie sind wir strukturiert? Was sind unsere Ziele? Welche Bedürfnisse haben unsere Kolleg:innen? In einer idealen Welt wären die Büroflächen so individuell wie Unternehmen und vor allem dessen Mitarbeiter:innen.

    Das Büro als solches kann lediglich ein Baustein des Konzepts sein und genau deshalb sollten die Kolleg:innen in die Flächengestaltung einbezogen werden. Schließlich sind sie es, die sich gern im Büro aufhalten möchten. Die Arbeitsumgebungen funktionieren dabei wie ein Spiegel der Gesellschaft. Durch die Digitalisierung verschieben sich die Berufe immer stärker in den Bereich Dienstleistungen, in dem Kreativität und Austausch vermehrt gefordert sind. Dem folgen schließlich auch die Bürokonzepte.

    Offen, diskret oder eine Kombination aus beidem?

    Denn Kommunikation auf Augenhöhe und flache Hierarchien in einem Unternehmen können auch durch die Gestaltung der eigenen Flächen begünstigt werden. Offene Raumkonzepte und informelle Begegnungsorte wie eine Coffeebar oder eine Lounge, die nicht nur für private Gespräche, sondern für offizielle Meetings genutzt werden können, fördern ein kommunikatives Miteinander. Möglicherweise verzichtet die Chefin oder der Chef sogar auf ein eigenes Büro. Das Versprechen, auf Augenhöhe zu kommunizieren, ist dann definitiv keine Plattitüde mehr.

    Andererseits gibt es auch Unternehmen, deren hohes Maß an Seriosität und Vertraulichkeit Hand in Hand mit der Flächengestaltung gehen sollte. Seriös ist kein Widerspruch zu modern. Diskrete Einzel- oder Doppelbüros können durch die Wahl der Farben, des Materials, des Mobiliars oder der Beleuchtung spannend gestaltet werden. Treffpunkte für Mitarbeiter:innen, die Ausgleich schaffen, vervollständigen dieses Konzept.

    Besonders gefragt ist der „Multispace“-Ansatz, bei dem offene Büroflächen mit geschlossenen, vertraulichen Arbeitsumgebungen kombiniert werden. Typischerweise verzichten Mitarbeiter:innen dabei auf zugewiesene Schreibtische. Stattdessen stehen ihnen flexible Arbeitsplätze für verschiedene Aufgaben zur Verfügung. Im Zuge einer Studie aus dem Jahr 2018 fand das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation heraus, dass in diesen flexiblen Arbeitsumgebungen die gelebte Zusammenarbeit besser funktioniert als in anderen Büroformen. Auch in unserer Hamburger Niederlassung haben wir im vergangenen Jahr ein Multispace-Konzept umgesetzt. Mehr dazu erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.

    Totgesagte leben länger: Warum das Büro auch zukünftig Bestand hat

    Es gibt vielfältige Möglichkeiten, ein Büro einzurichten. Bei der Frage, auf welche Art und Weise die Fläche gestaltet wird, sollte die Unternehmensidentität ausschlaggebend sein. Mitarbeiter:innen prägen diese maßgeblich mit. Sie wollen sich in ihrer Arbeitsumgebung wohlfühlen und alle „Werkzeuge“ für die alltägliche Arbeit vorfinden. Im Falle eines Siegeszuges flexibler Arbeitsmodelle und Homeoffice, bedarf es Büros als Orte der Begegnung und des Ausgleichs, des persönlichen Austausch und nicht zuletzt als identifikationsstiftendes Element.